Gestão de projetos é um tabu dentro das empresas e isso ocorre, principalmente, pela falta de preparo de alguns gestores, que acabam pecando no planejamento e gerando atrasos ou prejuízos.

Por conta disso, investir em conhecimento acerca desse processo nunca é demais e pode auxiliar qualquer empresa a melhorar a implantação de novas tecnologias, procedimentos e estratégias ao negócio.

Neste post, vamos demonstrar para você todos os conceitos envolvidos na gestão de projetos e quais as atitudes necessárias para se tornar um gestor de sucesso. Acompanhe!

O conceito de projeto

Antes mesmo de tratar acerca da gestão, temos de conceituar o termo projeto. Ele é algo único e com prazo determinado que mantém um objetivo e deve ser realizado com um conjunto limitado de recursos.

Dentro desse conjunto, temos colaboradores, financeiro e material, sendo que todos esses elementos devem ser geridos para que se alcancem as metas definidas para o projeto, cumprindo com as expectativas iniciais.

Podemos enquadrar diversas atividades dentro do conceito de projeto, sendo que alguns exemplos típicos são:

• desenvolvimento de um novo produto ou serviço;
• mudança de estrutura administrativa ou operacional;
• desenvolvimento ou implantação de um novo software;
• condução de pesquisas de mercado;
• construção de infraestruturas como prédios e plantas industriais.

O conceito de gestão de projetos

Quando falamos em gestão de projetos estamos nos referindo a um conjunto de conhecimentos, técnicas, ferramentas e habilidades utilizadas com o intuito de planejar, executar e monitorar todas as atividades de um projeto.

Esse conceito pode ser definido em cinco fundamentos, sendo eles:

• inicialização: determinação dos objetivos principais;
• planejamento: organização das atividades para atingir os objetivos;
• execução: parte prática;
• acompanhamento e controle: verificação do cumprimento de metas e andamento do projeto;
• encerramento: entrega do resultado.

A gestão está ligada à execução e controle de qualquer projeto, gerenciamento de pontuais mudanças, alterações de escopo e outros pontos. Ou seja, tem o papel de garantir a finalização das metas, considerando os recursos estimados e o prazo determinado.

Por conta disso, a gestão de projetos não se trata apenas de gerenciar e distribuir atividades dentre os membros da equipe. Trata-se de liderar uma iniciativa e entregar o melhor resultado possível.

A importância da gestão de projetos

Por um momento, pode ser que você não tenha uma visão geral acerca da importância em investir na gestão de projetos para o sucesso de sua empresa, porém, separamos algumas das vantagens desse processo para demonstrar todos os seus benefícios.

Redução de custos

Um dos principais pontos é o gerenciamento de custos, uma vez que o projeto é uma iniciativa limitada em recursos a serem empregados e, por conta disso, deve-se tomar cuidado para não ultrapassar o seu orçamento.

Por meio de uma boa gestão é possível acompanhar todos os gastos que estão sendo realizados e garantir que tudo está dentro do planejado, sem surpresas desagradáveis.

Otimização do tempo

O cronograma do projeto, ou seja, o prazo a ser cumprido para a entrega, é um dos principais problemas enfrentados pelos gestores, sendo que atrasos são algo comum.

O gerente de projetos pode exercer um controle muito maior dos prazos e evitar que surjam problemas que venham a afetar a entrega parcial ou total de atividades, otimizando o tempo da equipe.

Controle dos riscos

Um maior controle sobre os riscos que envolvem um projeto é outra vantagem de uma gestão adequada, já que todas as ameaças são mapeadas e tratadas ao longo do processo.

Além disso, ao traçar o planejamento, oportunidades também podem ser identificadas e aproveitadas, o que melhora pontos do processo e traz resultados melhores do que os esperados.

Maior engajamento da equipe

Um boa gestão gera satisfação e motivação na equipe, que deixa de sofrer com o estresse de atrasos e horas extras para cumprir com as metas estabelecidas para o projeto — e isso aumenta a produtividade.

O gerenciamento do time e suas relações também faz parte de uma boa gestão de projetos, que analisa desde a comunicação entre os colaboradores até o cumprimento de suas atividades diárias e entregas parciais.

Maior satisfação do cliente

Como consequência de uma gestão bem aplicada, temos a satisfação final das partes interessadas, os clientes do projeto. Isso porque não existem atrasos, os custos ficam sob controle e o objetivo geral é alcançado.

Características de um gestor

Para que todos os benefícios acima sejam alcançados na gestão de projetos, temos uma figura fundamental dentro de todo esse processo e principal responsável por todo planejamento, o gerente.

Entre suas responsabilidades temos a organização, tomada de decisões e cálculo dos riscos, desde a iniciação até o encerramento.

Esse profissional deve ser um líder nato, inspirando seu time e planejando de forma minuciosa cada passo a ser dado durante todo o projeto até a sua entrega. Entre suas principais características podemos citar:

• liderança: sabe delegar as atividades do projeto;
• comunicação: passa de forma clara cada demanda ao restante do time;
• aprendizagem: cada projeto possui características únicas, o que demanda vontade de aprender sempre;
• negociação: é preciso saber negociar com as partes interessadas e com o time para encontrar os melhores resultados;
• maleabilidade: tudo pode mudar a qualquer tempo e é preciso estar preparado para isso;
• organização: saber organizar as mais diversas atividades;
• foco: sempre de olho no resultado e na entrega;

Processos e atitudes

Para ajudar você a se tornar um ótimo gerente de projetos, separamos algumas atitudes necessárias ao longo desse processo. Confira!

Gerencie o cronograma

O atraso em qualquer uma das atividades dentro do escopo do projeto pode afetar diretamente a sua entrega, já que as alterações se tornam uma bola de neve. Por conta disso, é preciso levar o cronograma com mãos de ferro.

Identifique problemas

Identificar problemas antes que eles possam vir a ocorrer é outra característica fundamental de quem gerencia projetos. Isso evita que situações adversas venham a prejudicar o andamento das atividades.

Defina métricas

A melhor forma de verificar se as metas estão sendo cumpridas é com o estabelecimento de métricas, parâmetros claros que permitam realizar essa análise. É função do gestor entender quais os melhores indicadores a serem seguidos, o que vai depender do projeto a ser desenvolvido.

Divulgue resultados

Existem várias partes interessadas dentro de um projeto, desde os colaboradores até os clientes finais. Todos eles gostariam de saber sobre o andamento das atividades e é responsabilidade do gestor repassar essa informação.

Chegamos ao final deste conteúdo e esperamos que as informações descritas ao longo do texto possam ajudar a melhorar a sua gestão de projetos e tornem você um gerente de sucesso.

Se quiser saber mais sobre gestão e tecnologia, temos mais conteúdo exclusivo para você! Entenda porque integrar o software de gestão ao ERP da empresa!